KIINTEISTÖNVÄLITYSALAN KESKUSLIITTO RY:N TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

  1. REKISTERINPITÄJÄ

Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto Ry

Käyntiosoite: Pasilankatu 2, 00240 Helsinki

Vaihde: +358 9 4282 7007

Sähköposti: toimistvkl.fi

 

Rekisteriasioista ja tietosuojasta vastaava henkilö

Toimitusjohtaja Maria-Elena Cowell

  1. REKISTERIN NIMI

KVKL asiakas- ja jäsenrekisteri (”Asiakasrekisteri”)

  1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA JA KÄYTTÖTARKOITUS

Siltä osin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan henkilötietolakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä ja tietosuojaa. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.  

Henkilötiedot käsittävät tietoja asiakkaana olevista henkilöistä ja asiakasyritysten ja jäsenyhteisöjen luonnollisista henkilöistä, jotka ilmoittautuvat KVKL:n järjestämiin koulutus- ja muihin tapahtumiin, tilaavat tuotteita tai työnantajansa tai muutoin edustamansa yhteisön lukuun käyttävät KVKL:n palveluja. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimus- tai jäsensuhteeseen.

KVKL:n asiakastietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen,

- palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen,

- laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen,

- mainonnan kohdentaminen,

- palveluita koskeva analysointi ja tilastointi,

- asiakasviestintään, markkinointiin ja mainontaan,

- palveluihin liittyvien oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen, ja

- muut vastaavat käyttötarkoitukset.

  1. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

4.1 Rekisterissä käsiteltävät tiedot

Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

 

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • työnantajayritys/käyttäjän edustama yritys yhteystietoineen ja sen yksilöivät tunnisteet, kuten asiakasnumero ja yritystunnus.
  • asiakassuhteen alkamis- ja päättymisajankohta
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkuuteen liittyvä käyttöhistoria, yhteydenpito ja viestintä (ml. reklamaatiot, sopimusmuutokset, yms)
  • palvelun muut tapahtumatiedot
  • erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
  • edellä sanottujen tietojen muutostiedot ja –ajankohdat

 

4.2 Tietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja ne poistetaan kolmen (3) kuukauden kuluttua asiakassopimuksen päättymisen jälkeen. Teknisiä loki- ja muita tietoja säilytetään kolmen (3) kuukauden ajan.

Tiedot poistetaan kuitenkin sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta.

  1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, tai muutoin suoraan rekisteröidyltä.

  1. TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTÄMINEN

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Antamiasi tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:

- palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille,

- viranomaisille siinä tapauksessa, että laki tai meidän etumme tai kolmannen osapuolen etu niin vaatii.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyä tapahtuu rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun.

  1. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Asiakasrekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttöoikeutta. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

  1. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

8.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa.

8.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevia rekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

8.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen; tiedon poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen mainittua käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi.

8.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla asiasta kohdan 8.5 mukaisesti. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

8.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun kohdan 1 mukaisesti.

8.6 Erimielisyydet

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.

  1. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee Tietokannan tietojen pohjalta rekisteröityyn kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa. 

Sivustomme käyttää evästeitä (cookies). Evästeet on pieniä tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa laitteellesi, kun vierailet verkkosivustolla. Niiden avulla teemme sivuston käytöstä helpompaa ja voimme lisätä erilaisia toimintoja.

EVÄSTEET

Evästeiden avulla seuraamme muun muassa palvelun kävijämääriä sekä tietoja kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Myös käyttäjän IP- ja verkko-osoite tallentuvat evästeiden avulla. Nämä tiedot auttavat meitä ymmärtämään miten sivustoa käytetään, ja miten voimme kehittää sitä. Evästeiden avulla mahdollistamme myös sivuston sisällön jakamisen sosiaalisessa mediassa. Näitä toimintoja varten käytämme sivustolla kolmannen osapuolen palveluita kuten Google Analytics, Facebook ja LinkedIn, jotka voivat asettaa evästeitä.

Sivustomme käyttäminen tarkoittaa sitä, että hyväksyt evästeiden käytön. Voit rajoittaa tai estää evästeet milloin tahansa selaimesi asetusten kautta. Jos kuitenkin päätät poistaa evästeet, sivusto ei välttämättä toimi kunnolla tai käyttökokemus saattaa huonontua.